Finanças e operações

Modelo gratuito de Carta de contratação contábil (PDF)

Uma carta de contratação é o documento que um profissional de contabilidade ou de preparação de declarações de impostos envia a um novo cliente antes de começar o trabalho: ela indica exatamente quais serviços estão incluídos, quais não estão, os honorários e o período de contratação, para que ambas as partes partam das mesmas expectativas.

Quando usar

Use-a para iniciar qualquer novo relacionamento de contabilidade ou de preparação de declarações de impostos: um cliente de contabilidade mensal, uma declaração de impostos única ou uma contratação sazonal que se renova a cada ano. É a convenção padrão que contadores e preparadores usam em vez de um contrato de prestação de serviços genérico, em parte porque inclui a redação de "sem asseguração nem auditoria" que tanto clientes quanto preparadores esperam ver.

O que costuma incluir

• Serviços incluídos (e os que ficam de fora)
• Período de contratação (contínuo ou sazonal)
• Responsabilidades do Cliente
• Honorários e pagamento
• Redação de sem asseguração e limites do escopo
• Vigência e rescisão
• Confidencialidade
• Lei aplicável

Como preencher

• Liste os serviços de forma específica (quais conciliações, quais demonstrações, quais declarações) e mencione algumas coisas que ficam explicitamente fora do escopo: a maioria das disputas sobre cartas de contratação vem de um cliente que supôs que algo estava incluído quando nunca esteve.
• Defina o período de contratação de acordo com a forma como o trabalho realmente funciona: contínuo, mês a mês, para a contabilidade, ou uma temporada de impostos ou período de entrega definido para a preparação de declarações. Não o deixe em aberto se o relacionamento for realmente sazonal.
• Preencha os honorários com um valor real e uma periodicidade de cobrança, não "a definir": um cliente que já viu um número concreto tem muito mais chances de assinar sem precisar de uma ligação de acompanhamento.

Este modelo é um ponto de partida geral, não aconselhamento jurídico: deve ser personalizado e revisado para cada situação.

Perguntas frequentes

Qual é a diferença entre uma carta de contratação e um contrato de prestação de serviços?

Ambos são contratos, mas a carta de contratação é a convenção específica dos profissionais de contabilidade e impostos: ela inclui redação que limita o escopo (sem auditoria nem opinião de asseguração) que um contrato de serviços genérico não tem, e foi pensada para ser renovada a cada período de contratação, em vez de vigorar indefinidamente.

Preciso de uma nova carta de contratação a cada ano?

Para um relacionamento sazonal de preparação de declarações, sim: uma nova carta a cada período de entrega mantém o escopo e os honorários atualizados. Para a contabilidade mensal contínua, este modelo foi redigido para continuar em vigor até que alguma das partes o encerre, então não é preciso assiná-lo de novo a cada ano, a menos que o escopo ou os honorários mudem.

Uma carta de contratação assinada eletronicamente tem validade jurídica?

Sim. Nos termos do ESIGN Act dos EUA e das leis estaduais UETA, uma assinatura eletrônica em uma carta de contratação é tão válida quanto uma em papel.