Políticas e termos de ciência de conformidade
Modelo gratuito de Política de uso aceitável (PDF)
Uma política de uso aceitável estabelece as regras para usar os computadores, redes e contas da empresa: o que é permitido, o que é proibido e que a empresa pode monitorar a atividade em seus próprios sistemas.
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Quando usar
Use em qualquer empresa que forneça computadores, e-mail ou acesso à rede aos empregados: é o documento que legitima o monitoramento e a aplicação das regras, porque os empregados aceitam expressamente essas regras e o fato de que os sistemas da empresa não são privados.
O que costuma incluir
- Finalidade e abrangência
- Uso permitido
- Uso proibido
- Aviso de monitoramento
- Política de uso pessoal
- Consequências do descumprimento
- Declaração de ciência do empregado
Como preencher
- Preencha a seção de uso pessoal com um critério real e específico (p. ex., "é permitido consultar rapidamente o e-mail pessoal ou navegar na internet durante os intervalos") em vez de deixá-la em branco: uma política de uso pessoal indefinida é uma das causas mais comuns de divergência sobre o que "aceitável" realmente significa.
- Não omita nem suavize o aviso de monitoramento: alguns estados têm seus próprios requisitos de aviso sobre o monitoramento de empregados, e é esta seção que deixa claro aos empregados que os sistemas da empresa não são privados, o que importa se o monitoramento for usado algum dia por um motivo disciplinar ou jurídico.
- Revise a lista de usos proibidos de acordo com as preocupações reais da sua empresa (p. ex., ferramentas de IA não autorizadas, armazenamento em nuvem não aprovado) e inclua o que for específico do seu negócio, em vez de depender apenas das categorias gerais.
Este documento envolve obrigações trabalhistas ou de conformidade no local de trabalho que variam conforme o estado (nos EUA) e o porte do empregador. É apenas um ponto de partida geral, não aconselhamento jurídico, e deve ser revisado por um advogado trabalhista habilitado no seu estado antes do uso.
Perguntas frequentes
A empresa pode mesmo ler o e-mail de trabalho de um empregado?
Em geral, sim, nos sistemas de propriedade da empresa, desde que os empregados tenham sido avisados com clareza, que é justamente a função da seção de monitoramento desta política. Alguns estados têm requisitos adicionais de aviso sobre o monitoramento de empregados, então confirme que isso está de acordo com a lei do local onde seus empregados trabalham.
Esta política permite algum uso pessoal dos sistemas da empresa?
Somente o que você indicar na seção de uso pessoal. Este modelo deixa esse ponto em aberto para você definir, já que as empresas variam muito quanto ao uso pessoal que estão dispostas a permitir.
Uma política de uso aceitável assinada eletronicamente tem validade jurídica?
Sim. Nos termos do ESIGN Act dos EUA e das leis estaduais UETA, como qualquer outro termo de ciência de política assinado.
Pronto para usar este modelo?
Cada palavra pode ser editada antes do envio — este é um ponto de partida, não uma versão final.