Políticas y acuses de cumplimiento

Plantilla gratis: Política de uso aceptable

Una política de uso aceptable establece las reglas para usar las computadoras, redes y cuentas de la empresa: qué está permitido, qué está prohibido y que la empresa puede monitorear la actividad en sus propios sistemas.

Cuándo usarla

Úsala en cualquier empresa que proporcione computadoras, correo electrónico o acceso a la red a sus empleados: es el documento que legitima el monitoreo y la aplicación de las reglas, porque los empleados aceptan expresamente esas reglas y el hecho de que los sistemas de la empresa no son privados.

Qué incluye normalmente

• Propósito y alcance
• Uso permitido
• Uso prohibido
• Aviso de monitoreo
• Política de uso personal
• Consecuencias del incumplimiento
• Acuse de recibo del empleado

Cómo llenarla

• Completa la sección de uso personal con un criterio real y específico (p. ej., "se permite revisar brevemente el correo personal o navegar en internet durante los descansos") en lugar de dejarla en blanco: una política de uso personal no definida es una de las causas más comunes de desacuerdo sobre qué significa "aceptable".
• No omitas ni suavices el aviso de monitoreo: algunos estados tienen sus propios requisitos de aviso sobre el monitoreo de empleados, y esta sección es la que deja claro a los empleados que los sistemas de la empresa no son privados, algo que importa si alguna vez se recurre al monitoreo por un motivo disciplinario o legal.
• Revisa la lista de usos prohibidos según las preocupaciones reales de tu empresa (p. ej., herramientas de IA no autorizadas, almacenamiento en la nube no aprobado) y agrega lo que sea específico de tu negocio, en lugar de depender solo de las categorías generales.

Preguntas frecuentes

¿La empresa realmente puede leer el correo de trabajo de un empleado?

En general sí, en los sistemas propiedad de la empresa, una vez que se ha avisado claramente a los empleados, que es justo para lo que sirve la sección de monitoreo de esta política. Algunos estados tienen requisitos adicionales de aviso sobre el monitoreo de empleados, así que confirma que esto se ajuste a la ley del lugar donde trabajan tus empleados.

¿Esta política permite algún uso personal de los sistemas de la empresa?

Solo el que indiques en la sección de uso personal. Esta plantilla deja ese punto abierto para que lo definas, ya que las empresas varían mucho en cuánto uso personal están dispuestas a permitir.

¿Una política de uso aceptable con firma electrónica es legalmente vinculante?

Sí, conforme a la Ley ESIGN de EE. UU. y las leyes estatales UETA, igual que cualquier otro acuse de recibo de política firmado.