Políticas e termos de ciência de conformidade
Modelo gratuito de Política de privacidade de dados (PDF)
O termo de ciência da política de privacidade e tratamento de dados documenta que um empregado sabe como tratar dados pessoais e confidenciais (acesso, armazenamento, compartilhamento e comunicação de violações) e concorda em cumprir essas regras.
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Quando usar
Use para qualquer função com acesso a dados pessoais (registros de empregados, informações de clientes, dados financeiros ou de saúde), para deixar claro como esses dados devem ser tratados e com que rapidez uma suspeita de violação deve ser comunicada.
O que costuma incluir
- Finalidade
- Dados abrangidos
- Requisitos de tratamento
- Comunicação de violações de dados
- Tratamento de dados de terceiros
- Consequências do descumprimento
- Declaração de ciência do empregado
Como preencher
- Indique o nome real de um contato de privacidade ou segurança para a comunicação de violações: a própria política alerta que muitas jurisdições impõem prazos legais curtos depois que uma violação se torna conhecida, então um contato definido e acessível importa aqui mais do que na maioria das políticas.
- Se a sua empresa assumiu compromissos de privacidade específicos com clientes ou fornecedores (em contrato ou em um aviso de privacidade público), faça referência direta a eles na seção de dados de terceiros, em vez de depender apenas desta política geral.
- Este termo de ciência documenta as práticas internas de tratamento de dados dos empregados: ele não substitui uma política ou aviso de privacidade voltado aos clientes, que é um documento público distinto, com seus próprios requisitos legais (p. ex., nos termos da CCPA ou do GDPR, se aplicáveis ao seu negócio).
Este documento envolve obrigações trabalhistas ou de conformidade no local de trabalho que variam conforme o estado (nos EUA) e o porte do empregador. É apenas um ponto de partida geral, não aconselhamento jurídico, e deve ser revisado por um advogado trabalhista habilitado no seu estado antes do uso.
Perguntas frequentes
Isto substitui uma política de privacidade pública para o nosso site ou nossos clientes?
Não. Este é um termo de ciência interno dos empregados sobre o tratamento responsável de dados no trabalho. Uma política ou aviso de privacidade público (que pode ser obrigatório dependendo do seu negócio e de onde estão seus clientes) é um documento distinto.
Com que rapidez precisamos comunicar uma violação de dados?
Varia muito conforme a jurisdição e o tipo de dado: algumas leis exigem notificar as pessoas afetadas ou as autoridades em questão de dias depois de confirmada a violação. Esta política foi pensada para que a comunicação interna comece imediatamente e esse prazo legal, qualquer que seja, possa ser cumprido.
Um termo de ciência da política de privacidade assinado eletronicamente tem validade jurídica?
Sim. Nos termos do ESIGN Act dos EUA e das leis estaduais UETA, como qualquer outro termo de ciência de política assinado.
Pronto para usar este modelo?
Cada palavra pode ser editada antes do envio — este é um ponto de partida, não uma versão final.