Passo a passo

Como fazer um cliente assinar um contrato on-line

Para fazer um cliente assinar um contrato on-line, coloque-o em um formato que possa ser assinado (um modelo ou um arquivo carregado com um campo de assinatura posicionado), envie para o e-mail dele como um link, e não como um anexo para imprimir, e confirme que ele consegue assinar sem criar uma conta. Nos EUA, uma assinatura eletrônica obtida dessa forma é juridicamente vinculante pela lei federal ESIGN Act e pelas leis estaduais UETA — exatamente como uma assinatura no papel.

Passo a passo

1. Coloque o contrato em um formato que possa ser assinado. Comece por um modelo parecido com o que você precisa, ou carregue o contrato que você já usa em PDF ou Word, e posicione um campo de assinatura onde o cliente precisa assinar.
2. Envie para o e-mail certo, como link. Informe o e-mail do cliente como signatário e envie. Ele deve receber um link para abrir e assinar on-line — não um PDF anexo que ele precise imprimir, assinar, digitalizar e devolver por e-mail.
3. Garanta que ele não precise de uma conta. Um cliente que precisa criar um login só para assinar um documento é um cliente que deixa para depois. As melhores ferramentas permitem que o destinatário abra o link e assine direto, sem precisar de uma conta do lado dele.
4. Verifique se ele realmente abriu antes de presumir que está enrolando. Um documento parado sem assinatura por alguns dias costuma ser mais um e-mail não lido do que um cliente reconsiderando — confira primeiro o status do documento.
5. Faça um único acompanhamento, e seja específico. "Só passando para saber como está — me avise se algo precisa de ajuste" recebe uma resposta mais rápida do que um genérico "retomando o assunto!", principalmente se você puder apontar algo concreto, como a página em que ele parou.

Isso é realmente juridicamente vinculante?

Sim. Pela lei ESIGN Act dos EUA e pelas leis estaduais UETA, uma assinatura eletrônica tem o mesmo peso jurídico que uma assinatura à mão, desde que o signatário tenha consentido em assinar eletronicamente e o processo registre quem assinou, quando e algum registro da sua intenção. Veja uma assinatura eletrônica é juridicamente vinculante?, o que torna uma assinatura eletrônica válida em um tribunal e as leis de assinatura eletrônica por estado dos EUA para todos os detalhes por trás dessa resposta.

Erros comuns

• Enviar um PDF anexo comum e pedir que seja devolvido "assinado". Tecnicamente funciona, mas é a versão mais lenta possível dessa tarefa — coloca sobre o cliente todo o trabalho de descobrir um jeito de assinar.
• Não posicionar um campo de assinatura. Se o cliente precisa adivinhar onde assinar ou escrever "Concordo" em um e-mail de resposta, você fica com um registro mais fraco do que uma assinatura de fato registrada, com atribuição por trás.
• Cobrar antes de verificar o status. Uma mensagem de acompanhamento enviada antes mesmo de você conferir se o documento foi aberto pode soar impaciente — e é uma verificação fácil de fazer antes.