Guía práctica
Cómo lograr que un cliente firme un contrato en línea
Para que un cliente firme un contrato en línea, ponlo en un formato que se pueda firmar (una plantilla o un archivo subido con un campo de firma colocado), envíalo a su correo electrónico como un enlace y no como un archivo adjunto para imprimir, y confirma que pueda firmar sin crear una cuenta. En EE. UU., una firma electrónica obtenida de esta forma es legalmente vinculante bajo la Ley ESIGN federal y las leyes estatales UETA, igual que una firma en papel.
Paso a paso
- Pon el contrato en un formato que se pueda firmar. Empieza con una plantilla parecida a lo que necesitas, o sube el contrato que ya usas como documento PDF o de Word, y coloca un campo de firma donde tu cliente tenga que firmar.
- Envíalo al correo correcto, como enlace. Escribe el correo electrónico de tu cliente como firmante y envíalo. Tu cliente debería recibir un enlace para abrir y firmar en línea, no un PDF adjunto que se espera que imprima, firme, escanee y te devuelva por correo.
- Asegúrate de que no necesite una cuenta. Un cliente que tiene que crear un usuario y contraseña solo para firmar un documento es un cliente que lo deja para después. Las mejores herramientas permiten que el destinatario abra el enlace y firme directamente, sin necesidad de una cuenta de su lado.
- Revisa si realmente lo abrió antes de suponer que está dando largas. Un documento que lleva unos días sin firmar suele ser un correo sin leer, más que un cliente que lo está pensando dos veces; revisa primero el estado del documento.
- Haz un solo seguimiento, y que sea específico. "Solo para saber cómo va esto; avísame si hay algo que necesite ajustarse" recibe una respuesta más rápida que un genérico "¡te escribo para darle seguimiento!", sobre todo si puedes mencionar algo concreto, como la página en la que se quedó.
¿Es realmente legalmente vinculante?
Sí. Bajo la Ley ESIGN de EE. UU. y las leyes estatales UETA, una firma electrónica tiene el mismo peso legal que una firma a mano, siempre que el firmante haya dado su consentimiento para firmar electrónicamente y el proceso registre quién firmó, cuándo y alguna constancia de su intención. Consulta ¿es legalmente vinculante una firma electrónica?, qué hace que una firma electrónica sea válida en un tribunal y las leyes de firma electrónica por estado para ver todos los detalles detrás de esa respuesta.
Errores comunes
- Enviar un PDF adjunto común y pedir que te lo devuelvan "firmado". Técnicamente funciona, pero es la versión más lenta posible de esta tarea: le deja a tu cliente toda la carga de encontrar la manera de firmar.
- No colocar un campo de firma. Si tu cliente tiene que adivinar dónde firmar o escribir "Acepto" en un correo de respuesta, tienes un registro más débil que una firma real registrada con atribución detrás.
- Insistir antes de revisar el estado. Un mensaje de seguimiento enviado antes de siquiera revisar si se abrió el documento puede parecer impaciente, y es algo fácil de revisar primero.
