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O que torna uma assinatura eletrônica válida na justiça?
Quando a validade de uma assinatura eletrônica é de fato contestada, os tribunais dos EUA geralmente procuram quatro coisas: prova de que o signatário teve a intenção de assinar, prova de que ele consentiu em assinar eletronicamente, uma forma confiável de vincular a assinatura àquela pessoa específica e um registro que comprovadamente não mudou desde a assinatura. Nada disso depende de uma marca de software ou de um estilo de assinatura específico.
Os quatro elementos e o que realmente comprova cada um
- Intenção de assinar. Os tribunais querem ver um ato afirmativo e deliberado: o signatário desenhou ou digitou uma assinatura e realizou uma ação separada para concluí-la, em vez de uma assinatura que já vinha aplicada ou foi aplicada por padrão. Um fluxo de assinatura que exige "Adotar e assinar" como etapa separada de "Concluir assinatura" gera um registro de intenção mais claro do que um que mistura as duas coisas.
- Consentimento para assinar eletronicamente. Costuma ser o mais fácil de documentar e o mais fácil de errar: o signatário precisa ter visto um termo de consentimento de verdade (dizendo que ele concorda em realizar esta transação eletronicamente em vez de em papel) e tê-lo aceitado de forma afirmativa, antes mesmo de ver o documento. Uma assinatura coletada sem nunca apresentar esse termo é bem mais fraca se for contestada.
- Atribuição. É aqui que está a maior parte do peso probatório real. Um nome digitado, sozinho, quase não prova nada; o que importa são os metadados de apoio registrados no momento da assinatura: o endereço de e-mail específico para o qual o link de assinatura foi enviado, o endereço IP e o dispositivo a partir dos quais o documento foi assinado e o carimbo de data e hora exato. Um ponto essencial: esses dados precisam ser registrados no servidor, no momento da solicitação real; qualquer coisa que o signatário possa informar por conta própria (como um endereço IP enviado pelo navegador) tem muito menos peso e pode até ser falsificada.
- Integridade do registro. O tribunal precisa ter confiança de que o documento apresentado é o mesmo que foi realmente assinado, e não foi editado depois. Um hash criptográfico (como o SHA-256) calculado a partir do conteúdo real do documento final, no momento em que a assinatura foi concluída, oferece uma forma matematicamente verificável de provar isso: recalcule o hash mais tarde, e qualquer alteração no documento, mesmo de um único caractere, produz um valor diferente.
O documento que realmente é examinado
Em uma disputa real, ninguém se limita a mostrar o PDF assinado. O que é realmente examinado é o certificado de conclusão: o registro de cada evento do processo de assinatura (quando foi enviado, quando foi visualizado, quando o consentimento foi dado, quando e de onde foi assinado), junto com os dados de atribuição dos signatários e o hash do documento. Um documento assinado sem essa trilha de apoio é uma prova muito mais fraca do que um que vem com ela.
Como isso é construído, na prática
É exatamente isso que o fluxo de assinatura da DocuAgree gera automaticamente para cada documento: um termo de consentimento explícito antes da assinatura; uma ação de "Adotar e assinar" separada da etapa final de "Concluir assinatura"; endereço IP, dispositivo e carimbo de data e hora registrados no servidor (nunca obtidos de dados enviados pelo navegador) no momento do consentimento e no momento da assinatura; e um hash SHA-256 do documento concluído, calculado no instante em que a última assinatura é aplicada, tudo reunido em um certificado de conclusão junto com o histórico completo de eventos.
O que isso não garante
Nada disso torna uma assinatura à prova de tudo em qualquer cenário: os tribunais avaliam o conjunto completo dos fatos, alguns tipos de documento têm requisitos adicionais próprios (veja o que a ESIGN Act não cobre) e uma assinatura bem documentada ainda pode ser contestada por motivos que não têm nada a ver com o processo de assinatura em si (capacidade para contratar, fraude nos termos do contrato e assim por diante). O que um bom processo faz é tirar o método de assinatura da posição de ponto fraco nesse conjunto de fatos.
Informações gerais sobre a lei dos EUA, não aconselhamento jurídico nem garantia de validade em nenhum caso específico. Se uma assinatura estiver sendo de fato contestada, essa é uma questão para um advogado que analise todas as circunstâncias.