Passo a passo
Como criar um contrato de retainer
Um contrato de retainer (serviços contínuos por uma mensalidade fixa) precisa dizer exatamente o que está coberto em cada período de cobrança, o valor e quando ele é cobrado, e — as duas cláusulas de onde vem a maioria das disputas — o que acontece quando o trabalho ultrapassa o que está incluído (excedentes) e se o tempo não utilizado é acumulado ou zerado. Comece por um modelo feito para trabalho com retainer, preencha com os seus números reais e envie para assinatura antes do início do primeiro período de cobrança.
Passo a passo
- Comece por um modelo específico para retainer. Um contrato de projeto pontual pressupõe um começo e um fim; um retainer é contínuo e recorrente, com um conjunto diferente de cláusulas (ciclo de cobrança, excedentes, renovação) de que um contrato de projeto não precisa.
- Defina exatamente o que está incluído em cada período. Informe os serviços e um número de horas ou um conjunto definido de entregas cobertos pelo valor do retainer em cada ciclo de cobrança, e diga o que fica explicitamente fora do escopo. Usar "suporte contínuo" como a descrição inteira do escopo é onde as disputas de retainer começam — a ideia de "suporte" do cliente e a sua podem se distanciar rápido quando não há um limite por escrito.
- Defina o valor e o ciclo de cobrança. Informe o valor do retainer e quando ele é cobrado — mensalmente e de forma antecipada é o padrão, porque é isso que faz um retainer funcionar de fato como capacidade reservada, e não como uma conta corrente em aberto.
- Inclua os termos para excedentes — não pule esta etapa. Informe o que acontece quando o trabalho solicitado ultrapassa o que o retainer cobre em um período: um valor por hora para o excedente, a transferência para o período seguinte ou um teto fixo. Sem essa cláusula, o trabalho "extra" ou fica sem pagamento ou vira discussão, e os dois resultados são piores do que simplesmente informar o valor desde o início.
- Decida explicitamente a política de tempo não utilizado. Se as horas incluídas em um período não forem usadas, elas se acumulam ou são zeradas? Os clientes costumam presumir que se acumulam; muitos contratos de retainer, na verdade, são redigidos no formato "não usou, perdeu" justamente para manter o acordo simples. Seja qual for a sua intenção, deixe isso por escrito — não deixe implícito.
- Defina vigência, renovação e aviso de rescisão. Por quanto tempo o contrato vale (muitas vezes mês a mês depois de um prazo inicial), como ele é renovado e com quanta antecedência, por escrito, cada parte precisa avisar para encerrá-lo. Um retainer sem prazo de aviso pode deixar o cliente se sentindo preso, ou deixar o freelancer sem uma saída limpa de um acordo que não deu certo.
- Envie para assinatura antes do primeiro período de cobrança. Obtenha a assinatura antes de faturar o primeiro pagamento do retainer, e não depois — pelo mesmo motivo de qualquer contrato: ele deve reger o trabalho desde o início, e não correr atrás dele.
Erros comuns
- Nenhuma cláusula de excedentes. A lacuna mais comum de todas — sem ela, o aumento de escopo dentro de um retainer não tem um ponto natural de parada nem um custo associado.
- Uma suposição não escrita sobre acúmulo de horas. O silêncio sobre isso soa como "claro que acumula" para o cliente e "claro que não acumula" para o freelancer — escreva a opção que você realmente quer dizer.
- Tratar um retainer como um contrato de projeto com preço mensal. Se o escopo, o ciclo de cobrança, os excedentes e os termos de renovação não forem específicos para retainer, na prática é só uma fatura recorrente sem nenhuma estrutura real por trás.
Comece pelo modelo real
Um contrato de retainer estabelece uma relação contínua de prestação de serviços em troca de uma mensalidade recorrente — uma quantidade definida de tempo ou de escopo disponível em cada período de cobrança, com termos claros sobre o que acontece se o cliente precisar de mais do que isso.
O que ele inclui: Descrição dos serviços, Valor do retainer e ciclo de cobrança, Termos para horas excedentes, Política de tempo não utilizado e acúmulo, O que fica fora do escopo, Vigência e renovação, Rescisão, Condição de prestador de serviços independente, Limitação de responsabilidade, Lei aplicável.
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