Finanzas y operaciones

Plantilla gratis: Orden de compra

Un acuerdo de orden de compra documenta un pedido específico de bienes (precios detallados, condiciones de entrega y condiciones de pago) como un registro independiente de lo que se pidió y se acordó.

Cuándo usarla

Úsalo para una compra única u ocasional de bienes cuando quieras un registro firmado de exactamente qué se pidió, a qué precio y con qué condiciones de entrega y pago. Es especialmente útil cuando no existe ya un acuerdo general con el proveedor.

Qué incluye normalmente

• Número y fecha de la orden de compra
• Artículos detallados y precios
• Entrega
• Condiciones de pago
• Inspección y aceptación
• Cancelación
• Ley aplicable

Cómo llenarla

• Llena la tabla de partidas con las cantidades y los precios unitarios reales: esa tabla es el corazón del acuerdo, así que vale la pena compararla con la cotización del proveedor antes de enviarla.
• Fija una fecha de entrega y una dirección de envío reales, e indica el plazo de inspección (cuántos días tiene el comprador para reportar un defecto después de la entrega): pasado ese plazo, el pedido se considera aceptado.
• Si le compras a este proveedor con frecuencia, considera usar el acuerdo de condiciones de pago a proveedores en su lugar (o además de este) para fijar las condiciones una sola vez en lugar de renegociarlas en cada orden de compra.

Esta plantilla es un punto de partida general, no asesoría legal: debe personalizarse y revisarse según cada situación.

Preguntas frecuentes

Si le compro a este proveedor con frecuencia, ¿necesito una orden de compra nueva cada vez?

Para una compra única u ocasional, sí: tiene sentido un acuerdo de orden de compra nuevo por cada pedido. Para una relación recurrente con un proveedor, es más práctico firmar una sola vez un acuerdo de condiciones de pago a proveedores y hacer referencia a él en cada orden de compra.

¿Es legalmente válida una orden de compra firmada electrónicamente?

Sí, según la Ley ESIGN de EE. UU. y las leyes estatales UETA, igual que cualquier otro contrato.

¿Qué pasa si los bienes entregados no coinciden con lo que se pidió?

La sección de inspección y aceptación le da al comprador un número determinado de días para notificar por escrito al vendedor cualquier discrepancia o defecto. Pasado ese plazo, el pedido se considera aceptado, así que conviene inspeccionarlo pronto.