Finanzas y operaciones

Plantilla gratis: Carta de contratación contable

Una carta de contratación es el documento que un tenedor de libros o preparador de impuestos envía a un cliente nuevo antes de empezar a trabajar: indica exactamente qué servicios están incluidos, cuáles no, los honorarios y el período de contratación, para que ambas partes partan de las mismas expectativas.

Cuándo usarla

Úsala para iniciar cualquier relación nueva de contabilidad o preparación de impuestos: un cliente de contabilidad mensual, una declaración de impuestos única o una contratación de temporada que se renueva cada año. Es la convención estándar que usan contadores y preparadores en lugar de un contrato de servicios genérico, en parte porque incluye la redacción de "sin aseguramiento ni auditoría" que tanto clientes como preparadores esperan ver.

Qué incluye normalmente

• Servicios incluidos (y los que quedan fuera)
• Período de contratación (continuo o por temporada)
• Responsabilidades del Cliente
• Honorarios y pago
• Redacción de sin aseguramiento y límites del alcance
• Vigencia y terminación
• Confidencialidad
• Ley aplicable

Cómo llenarla

• Enumera los servicios de forma específica (qué conciliaciones, qué estados financieros, qué declaraciones) y menciona un par de cosas que quedan explícitamente fuera del alcance: la mayoría de las disputas sobre cartas de contratación vienen de un cliente que supuso que algo estaba incluido cuando nunca lo estuvo.
• Fija el período de contratación según cómo funciona realmente el trabajo: continuo mes a mes para la contabilidad, o una temporada de impuestos o período de presentación definido para la preparación de declaraciones. No lo dejes abierto si la relación es realmente de temporada.
• Escribe los honorarios como un monto real y una frecuencia de facturación, no "por definir": un cliente que ya vio un número concreto tiene muchas más probabilidades de firmar sin necesidad de una llamada de seguimiento.

Esta plantilla es un punto de partida general, no asesoría legal: debe personalizarse y revisarse según cada situación.

Preguntas frecuentes

¿En qué se diferencia una carta de contratación de un contrato de servicios?

Ambos son contratos, pero la carta de contratación es la convención específica de los profesionales de contabilidad e impuestos: incluye redacción que limita el alcance (sin auditoría ni opinión de aseguramiento) que un contrato de servicios genérico no tiene, y está pensada para renovarse en cada período de contratación en lugar de seguir vigente indefinidamente.

¿Necesito una carta de contratación nueva cada año?

Para una relación de preparación de impuestos por temporada, sí: una carta nueva en cada período de presentación mantiene al día el alcance y los honorarios. Para la contabilidad mensual continua, esta plantilla está redactada para seguir vigente hasta que alguna de las partes la termine, así que no hace falta volver a firmarla cada año salvo que cambien el alcance o los honorarios.

¿Es legalmente válida una carta de contratación firmada electrónicamente?

Sí. Según la Ley ESIGN de EE. UU. y las leyes estatales UETA, una firma electrónica en una carta de contratación es tan válida como una en papel.