Guía práctica
Cómo crear un contrato de anticipo (retainer)
Un contrato de anticipo (retainer) tiene que indicar exactamente qué cubre cada periodo de facturación, la tarifa y cuándo se cobra, y, las dos cláusulas de donde salen la mayoría de las disputas, qué pasa cuando el trabajo supera lo incluido (excedentes) y si el tiempo no usado se acumula o se pierde. Empieza con una plantilla hecha para trabajo con anticipo, llénala con tus cifras reales y envíala para firma antes de que empiece el primer periodo de facturación.
Paso a paso
- Empieza con una plantilla específica para anticipos. Un contrato para un proyecto único supone un inicio y un final; un anticipo es continuo y recurrente, con un conjunto distinto de cláusulas (ciclo de facturación, excedentes, renovación) que un contrato de proyecto no necesita.
- Define exactamente lo que incluye cada periodo. Indica los servicios y, o bien un número de horas, o bien un conjunto definido de entregables que cubre la tarifa del anticipo en cada ciclo de facturación, y nombra lo que queda explícitamente fuera del alcance. Usar "soporte continuo" como toda la descripción del alcance es donde empiezan las disputas: la idea de "soporte" de un cliente y la tuya pueden separarse muy rápido si no hay un límite por escrito.
- Fija la tarifa y el ciclo de facturación. Indica el monto del anticipo y cuándo se factura. Lo estándar es mensualmente y por adelantado, porque eso es lo que hace que un anticipo funcione realmente como capacidad reservada y no como una cuenta abierta.
- Agrega los términos de excedentes, no te saltes esto. Indica qué pasa cuando el trabajo solicitado supera lo que cubre el anticipo en un periodo: una tarifa por hora para el excedente, pasarlo al siguiente periodo o un tope fijo. Sin esta cláusula, el trabajo "extra" se queda sin pagar o se convierte en una discusión, y ambos resultados son peores que simplemente indicar la tarifa desde el principio.
- Decide de forma explícita la política de tiempo no usado. Si las horas incluidas en un periodo no se usan, ¿se acumulan o se pierden? Los clientes suelen dar por hecho que se acumulan; muchos contratos de anticipo, en cambio, se redactan como "si no se usa, se pierde" precisamente para mantener el acuerdo simple. Sea cual sea tu intención, dilo; no lo dejes implícito.
- Fija la vigencia, la renovación y el aviso de terminación. Cuánto dura el acuerdo (a menudo mes a mes después de un plazo inicial), cómo se renueva y con cuánta anticipación por escrito debe avisar cualquiera de las partes para terminarlo. Un anticipo sin un plazo de aviso puede hacer que un cliente se sienta atrapado, o dejar a un freelancer sin una salida limpia de un acuerdo que no funciona.
- Envíalo para firma antes del primer periodo de facturación. Consigue la firma antes de facturar el primer pago del anticipo, no después; el razonamiento es el mismo que con cualquier contrato: debe regir el trabajo desde el principio, no ponerse al día con él.
Errores comunes
- No incluir una cláusula de excedentes. Es el hueco más común: sin ella, el aumento del alcance dentro de un anticipo no tiene un punto de parada natural ni un costo asociado.
- Dar por sentado algo sobre la acumulación sin escribirlo. El silencio sobre esto se lee como "claro que se acumula" para el cliente y "claro que no" para el freelancer; escribe la opción que realmente quieres decir.
- Tratar un anticipo como un contrato de proyecto con un precio mensual. Si el alcance, el ciclo de facturación, los excedentes y los términos de renovación no son específicos para un anticipo, en realidad es solo una factura recurrente sin ninguna estructura detrás.
Empieza con la plantilla real
Un contrato de anticipo (retainer) establece una relación de servicios continua a cambio de una tarifa recurrente: una cantidad definida de tiempo o de alcance disponible en cada periodo de facturación, con términos claros sobre lo que pasa si el cliente necesita más que eso.
Lo que incluye: Descripción de los servicios, Tarifa del anticipo y ciclo de facturación, Términos de excedentes, Política de tiempo no usado y acumulación, Lo que queda fuera del alcance, Vigencia y renovación, Terminación, Condición de contratista independiente, Limitación de responsabilidad, Ley aplicable.
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