Guía

Cómo escribir una propuesta comercial que sí se firme

Una buena propuesta comercial tiene cinco partes: cuál es el problema del cliente, qué vas a hacer al respecto, cuándo, cuánto cuesta y qué pasa si alguna de las partes quiere retirarse. Todo lo demás (la imagen de marca, las secciones extra, el texto de relleno) es decoración alrededor de esas cinco cosas.

1. Resumen: plantea el problema, no solo quién eres

Empieza con lo que el cliente realmente necesita, en sus propias palabras, antes de hablar de tu empresa. Una introducción débil arranca con "Somos una agencia de servicios integrales fundada en..."; una sólida arranca con el problema: "[Cliente] necesita rehacer su proceso de pago para dejar de perder clientes en el celular justo en el paso del pago". El resumen es lo que gana la atención del lector para el resto del documento.

2. Alcance del trabajo: tan concreto que quede claro cuándo está "terminado"

Las disputas sobre el alcance son la fuente de fricción más común en cualquier proyecto, y casi siempre se originan en una sección de alcance vaga. En lugar de "rediseñar el sitio web", escribe "rediseñar y reconstruir el sitio de marketing de 8 páginas (inicio, producto, precios, nosotros, índice del blog, contacto y 2 páginas de aterrizaje), adaptable a celular, tableta y computadora, y editable desde un CMS en [plataforma]". Enumera también lo que queda excluido de forma explícita: así evitas el "bueno, yo suponía que eso estaba incluido" más adelante.

3. Cronograma: hitos, no solo una fecha de inicio y una de fin

Una sola fecha de entrega no le da al cliente nada con qué medir el avance. Divídelo en hitos con fechas objetivo: "Investigación y wireframes: 2 semanas. Diseño: 3 semanas. Desarrollo: 4 semanas. Pruebas y lanzamiento: 1 semana". Esto también te da puntos de control naturales para señalar cuando el alcance empieza a crecer, antes de que se acumule.

4. Inversión: la cifra y cómo se paga

Indica el costo total sin rodeos y luego el calendario de pagos: "Total: $12,000. 50% de anticipo para comenzar y 50% al momento del lanzamiento". o "$150 por hora, facturado cada dos semanas". Los precios vagos ("desde...") están bien para la página de marketing de un sitio web; en una propuesta real que alguien está a punto de firmar, son un error.

5. Condiciones: qué pasa si las cosas no salen según lo planeado

Indica por cuánto tiempo es válida la propuesta (lo habitual son 30 días: debe vencer, no quedar abierta indefinidamente), qué da inicio al trabajo (la firma, el anticipo o ambos) y cómo cualquiera de las partes puede terminar el proyecto antes de tiempo, con una cláusula sobre lo que se debe por el trabajo ya realizado. Esta es la sección que la gente no escribe y luego lamenta no haber escrito.

Errores comunes

Esconder lo que pides. Llega al alcance y al precio en la primera o segunda página: no obligues al lector a buscar cuánto cuesta realmente.
No poner fecha de vencimiento. Una propuesta válida para siempre no te da margen de negociación y complica los cambios de precio más adelante.
Tratarla como un simple trámite. Consulta nuestra nota sobre propuestas vs. contratos: una vez que se firma una propuesta con condiciones reales, normalmente funciona como el contrato en sí, la hayas llamado así o no.

Lo que hace que una propuesta se firme en lugar de estancarse

Una propuesta bien escrita puede quedarse semanas sin firmar. Estas son las cosas que suelen marcar la diferencia:

Facilita el sí. Dos o tres opciones claramente distintas, como un paquete básico y uno ampliado, permiten que el cliente elija cómo avanzar en lugar de si avanzar o no. Ponle precio completo a cada opción para que cualquiera se pueda aceptar tal como está escrita; una opción marcada "por definir" es un motivo para esperar.
Dirígela a la persona que puede firmar. Si tu contacto tiene que reenviar la propuesta a un dueño o a alguien de finanzas, averigua quién es antes de enviarla y agrégalo como firmante. Una propuesta sin una persona que tome la decisión se estanca entre reenvíos.
Responde las objeciones antes de que surjan. Una sección de supuestos ("el cliente entrega las fotos de producto a más tardar en la semana dos") y una lista clara de lo que queda excluido eliminan los motivos más comunes por los que un cliente deja de responder: la incertidumbre sobre lo que realmente va a recibir y lo que de verdad le va a costar.
Da un solo siguiente paso, y que sea la firma. Terminar con "avísame si tienes preguntas" invita a conversar; terminar con un bloque de firma y una fecha de validez invita a decidir. La propuesta misma debe ser el documento que firmen, no el preámbulo de otro.
Elimina obstáculos para firmar. La mayoría de los clientes leerán tu propuesta y actuarán desde el teléfono. Si aceptarla implica imprimir, firmar, escanear o crear una cuenta, algunos no lo harán ese día, y el "hoy no" muchas veces termina en "nunca".

Cómo dar seguimiento sin adivinar

Acuerda una fecha de decisión cuando envíes la propuesta, para que el seguimiento sea algo esperado y no se sienta insistente. Antes de dar seguimiento, comprueba si la propuesta se abrió realmente: una propuesta sin abrir necesita un mensaje del tipo "¿te llegó al correo correcto?", mientras que una que se leyó dos veces pero no se ha firmado necesita una conversación sobre qué la está frenando. Consulta cómo saber si un cliente leyó tu propuesta para ver qué puede y qué no puede decirte ese seguimiento. DocuAgree registra cuándo cada firmante ve el documento y en qué páginas pasa más tiempo, y puede enviar recordatorios automáticos con la frecuencia que elijas, de diario a semanal, hasta que se firme o la propuesta venza.

Una lista rápida antes de enviar

El resumen describe el problema del cliente con sus propias palabras.
El alcance dice qué está incluido y qué no.
El cronograma tiene hitos, no solo una fecha final.
Cada precio es una cifra real, con un calendario de pagos.
Hay una fecha de validez y un detonante claro para empezar (la firma, el anticipo o ambos).
La persona con autoridad para firmar es firmante.
Termina con un bloque de firma, no con un "avísame".

Preguntas frecuentes

¿Qué tan larga debe ser una propuesta comercial?

Tan corta como sea posible sin dejar de responder las cinco preguntas: el problema, el plan, los plazos, el precio y las condiciones. Para un proyecto pequeño o mediano, eso suele ser de dos a cinco páginas. La extensión no convence por sí sola; es más fácil llegar a un sí con un cliente que encuentra el alcance y el precio en un minuto.

¿Debo incluir más de una opción de precio?

Muchas veces sí, pero limítate a dos o tres opciones claramente distintas, como un paquete básico y uno ampliado. Las opciones permiten que el cliente elija cómo decir que sí, en lugar de si decirlo o no. Más de tres tiende a frenar la decisión, y cada opción debe tener su precio completo para que se pueda firmar tal como está.

¿Una propuesta firmada es un contrato vinculante?

Por lo general, sí. Una propuesta que establece el alcance, el precio y las condiciones y que el cliente acepta con su firma normalmente funciona como contrato, aunque se llame propuesta. Si piensas firmar después un contrato aparte y más detallado, dilo en las condiciones.

¿Cuándo debo dar seguimiento a una propuesta?

Acuerda una fecha de decisión al enviarla y da seguimiento en esa fecha, en lugar de adivinar. Si tu herramienta de firma muestra si la propuesta se abrió, aprovéchalo: una propuesta que nadie ha abierto necesita un recordatorio distinto al de una que se leyó dos veces y no se ha firmado.